Apa Itu Dokumen? Serta Pengertian Sebuah Dokumentasi!


Pengertian Dokumen?

Dokumen adalah sebuah tulisan yang didalamnya terdapat informasi. Dokumen ditulis di atas kertas dan informasi ditulis dengan tinta baik dengan tangan maupun menggunakan media elektronik. Surat merupakan salah satu dokumen kantor yang sangat diperlukan sebagai alat bukti tertulis. Dokumen kantor harus dijaga dengan sebaik-baiknya agar pada waktu tertentu dapat digunakan. Banyak jenis dokumen yang dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan kantor. Kata document yang berasal dari bahasa Inggris dan Belanda adalah document.

Menurut ensiklopedia umum, dokumen berarti akta piagam dan bukan catatan tertulis dan tercetak yang dapat memberikan keterangan.

Menurut ilmuwan Inggris Webster dokumen tersebut adalah

A. Dokumen dapat membuktikan dengan informasi yang dilengkapi dengan fakta

B. Dokumen pelengkap untuk keabsahan pernyataan, seperti lampiran surat untuk melengkapi buku atau skripsi

Menurut kamus kepegawaian dokumen yang ada

A. Semua catatan tertulis, baik yang dicetak maupun yang tidak dicetak

B. Semua objek yang memiliki informasi dipilih untuk diatur, disediakan atau didistribusikan

Dari keterangan di atas dapat dipastikan bahwa arti dari dokumen-dokumen tersebut sangatlah luas, sebuah dokumen yang mencakup segala macam benda yang dapat memberikan informasi, tidak terbatas pada benda-benda cetakan dan ilustrasi serta yang memiliki nilai seperti patung keris, mata uang dan lain-lain. .

source: grafimedia.eu


Pengertian Dokumentasi?

Kata dokumentasi berasal dari bahasa Inggris yaitu Documentation, sedangkan dalam bahasa latinnya adalah document yang meliputi pengumpulan, pengumpulan, penggunaan dan penyediaan dokumen untuk memperoleh keterangan dan penjelasan serta bukti. Demikian pula menurut Ensiklopedia Indonesia, dokumen adalah kumpulan dari kumpulan dan peraturan-peraturannya.

Dari pengertian dokumentasi di atas, ada dua hal yaitu kumpulan dokumen yang dapat memberikan atau bukti dan kegiatan yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengolahan dokumen secara sistematis dan penyebaran informasi kepada pengguna.


Jenis-Jenis dokumen?

Jenis dokumen dapat dilihat dari berbagai aspek, antara lain:


1. Dalam hal penggunaan

Dari segi penggunaan dokumen dapat dibedakan menjadi :

A. Dokumen pribadi adalah dokumen penting yang digunakan untuk keperluan pribadi seperti akta nikah, akta kelahiran, KTP, dll.

B. Dokumen Komersial, termasuk surat berharga yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli, misalnya faktur, kuitansi, surat pengantar, packing list, wesel, dll.

C. Dokumen pemerintah adalah menemukan dokumen penting yang digunakan sebagai alat bukti dalam kegiatan pemerintahan seperti RAPBN, undang-undang, peraturan daerah

D. Sejarah merupakan pertemuan persiapan yang penting sebagai sarana pembuktian peristiwa-peristiwa yang terjadi di masa lampau seperti foto-foto perjuangan, monumen-monumen peristiwa sejarah, teks proklamasi, sumpah pemuda, pancasila, dll.

2. Aspek kunci dokumen terdiri dari dua macam, yaitu:

A. Dokumen Dinamis adalah dokumen yang digunakan langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen ini dapat dibagi menjadi 3 yaitu

sebuah. Dokumen dinamis aktif mengetahui dokumen yang digunakan terus menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor

B. Dokumen semi aktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah berkurang

C. Dokumen tidak aktif adalah dokumen yang jarang digunakan.


3. Dilihat dari ruang lingkup dan bentuk fisiknya, dapat dibedakan menjadi:

A. Dokumen fisik adalah dokumen yang digunakan secara terus menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor

B. Dokumen literal adalah dokumen yang direkam dan digambar, seperti surat, majalah, film, mikrofilm, kaset pita dan sebagainya.

C. Dokumen pribadi berupa surat atau arsip, seperti surat dinas, surat berharga, surat berharga, laporan, dan sebagainya. Dokumen-dokumen ini biasanya disimpan di bagian arsip.


Dari ketiga jenis dokumen di atas, termasuk dokumen kantor yaitu dokumen pribadi (surat atau arsip). Dokumen pribadi yang tertutup untuk umum dari orang yang tidak berwenang tidak boleh meminjamkan surat atau file yang disimpan oleh kantor atau organisasi. Berdasarkan isinya, dokumen pribadi dapat dibedakan menjadi 5 jenis, yaitu:

  1. Catatan pribadi, yaitu catatan yang berkaitan dengan kepegawaian, seperti daftar hadir, daftar riwayat hidup DP3 dan kp4
  2. Catatan keuangan, yaitu catatan keuangan seperti cek, kuitansi kartu kredit, wesel, bill of lading dan lain-lain
  3. Catatan penjualan adalah catatan tentang perdagangan, seperti catatan tentang bisnis atau hubungan pelanggan, surat pengantar, barang promosi, catatan penjualan dan lain-lain.
  4. Catatan inventaris adalah catatan barang inventaris kantor
  5. Catatan produksi, yaitu catatan mengenai kegiatan produksi seperti bahan baku atau bahan baku, jumlah bahan, penerimaan peralatan, penerimaan bahan dan lain-lain.

source:istockphoto.com


D. Kegiatan Dokumentasi

Kegiatan dokumentasi adalah kegiatan mengumpulkan dan mengumpulkan penelitian untuk memperbaiki dan menyajikan dokumen sehingga dapat digunakan sebagai bukti pengambilan keputusan.

1. Cari dan kumpulkan dokumen

Menutup dokumen dapat dilakukan dengan cara menerima informasi, memberikan informasi, bertukar informasi, berlangganan dan membeli dokumen

2. Merekam dokumen ke dalam buku induk dokumen

Dokumen yang dicari dikumpulkan dan dicatat dalam buku induk dokumen

3. Mengolah dokumen menjadi dokumentasi

Hal-hal yang dilakukan dalam pengolahan dokumentasi adalah:

A. Pilih dokumen yang dapat digunakan sebagai dokumentasi

B. Meninjau, melengkapi dan mempelajari isi dokumentasi

C. Meringkas atau menerjemahkan dokumen

D. Mengklasifikasikan dokumen

E. Menggandakan dan menyebarluaskan dokumen sesuai kebutuhan


4. Mereproduksi dokumen

Yang dimaksud dengan memperbanyak dokumen ini adalah menggandakan dokumen yang telah diolah sesuai dengan kebutuhan ringkasan rangkuman, terjemahan abstrak dan lain-lain.

5. Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen

Bagian dokumentasi harus mampu menyajikan informasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan pengguna. Penyebaran dokumen dilakukan dengan distribusi aktif dan distribusi pasif. Distribusi aktif menyebarkan dokumen secara terus menerus. Distribusi pasif mendistribusikan dokumen sesuai permintaan.

6. Trotoar dan pelihara dokumen

Penyerahan dokumen dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

A. Penguraian Dokumen Fisik Bentuk Dokumen Dokumen itu sendiri disimpan.

B. informasi informasi dokumen, yaitu isi atau keterangan dari dokumen yang disimpan.

Dokumen yang tidak dicetak dapat disimpan menggunakan film, film mikro, kaset, slide, piringan hitam dan lain-lain. Penyimpanan dokumen juga perlu perawatan atau perawatan