Download Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan (.Docx)

Apa Itu Surat Undangan Rapat Perusahaan?

Yang dimaksud dengan surat undangan rapat perusahaan adalah surat yang berisi undangan atau undangan resmi kepada suatu instansi atau perorangan untuk datang dan menghadiri suatu pertemuan sesuai dengan tempat dan waktu yang telah ditentukan. Penggunaan sistem pengelolaan dokumen berbasis web diperlukan untuk surat undangan rapat

Surat tersebut memuat tema atau topik rapat, waktu dan tempat rapat, serta beberapa keterangan lain untuk mendukung surat tersebut. Jika isi surat tersebut memuat informasi yang lengkap, maka peserta rapat akan mengetahui dengan jelas dan dapat mempersiapkan diri dengan lebih matang. Dalam hal ini diperlukan software manajemen dokumen terlengkap karena dapat mengelola data dengan lebih efisien.

Rapat adalah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mencari keputusan secara musyawarah. Biasanya dalam sebuah pertemuan, pihak-pihak yang datang akan membahas bagaimana menyelesaikan suatu masalah. Nah, fungsi surat undangan adalah untuk mengundang pihak-pihak yang terlibat dalam pertemuan tersebut.

Bagian Surat Undangan Resmi:

Dalam pembuatannya, surat ini memiliki beberapa hal yang harus diperhatikan terkait struktur surat tersebut. Berikut adalah beberapa bagian penting dari surat undangan resmi yang baik dan benar.

1. Kop Surat

Kop surat merupakan identitas sebuah perusahaan atau instansi.
Pembuatan kop surat bertujuan agar penerima surat mengetahui asal surat tersebut.

Setiap undangan resmi memanglah memiliki kop agar bisa menggambarkan pengirim. Selain untuk undangan, kop surat resmi banyak ditemukan pada surat-surat dari instansi, contohnya pada surat referensi.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat dibuat sebagai acuan waktu kepenulisan surat tersebut dibuat.

3. Nama dan Pihak yang Dituju

Bagian ini wajib dicantumkan secara jelas agar nama dan pihak yang dituju bisa mengetahui jelas tentang si pengirim surat.

4. Isi Surat

Isi surat memuat ajakan kepada penerima untuk menghadiri acara atau kepentingan resmi tertentu.

5. Waktu dan Tempat

Selain tanggal surat, keterangan waktu dan tempat pun wajib dicantumkan sebagai acuan waktu acara yang akan diselenggarakan. Hal ini bertujuan agar penerima surat tidak kebingungan dan mengetahui waktu dan tempat pelaksanaan acara.

Sama seperti surat dinas, biasanya penyampaian isi surat ini tidak berbelit-belit dan langsung to the point. Hal ini bertujuan untuk mempersingkat pembaca memahami maksud dan tujuan undangan tersebut. Selain itu, surat resmi menggunakan padanan kata yang baku dan sesuai ejaan yang disempurnakan dalam bahasa Indonesia.

A. Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan

PT INDONESIA DEFENCE SERVICES

Jl. KH. Wahid Hasyim No. 172, Tanah Abang; Lokasi:

Jakarta Pusat, Jakarta, Indonesia.

Telp. (021) 31908602

Website: www.indonesiadefenceservices.com/

 

Nomor : 01/VI/UR/DIP/2022                                                                                     Senin, 30 Mei 2022

Lampiran : -

 

Hal : Undangan Rapat

Kepada YTH:

Ibu Fitri Ariati

Kepala Divisi Keuangan

PT. Indonesia Defence Service

 

Dengan hormat,

Sehubungan dengan Omset perusahaan mengalami penurunan yang cukup signifikan, maka dengan ini kami mengundang seluruh kepala divisi PT. Indonesia Defence Service untuk hadir dalam rapat yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal  : Senin, 30 Mei 2022

Waktu             : 10:30 – 11:30 WIB

Tempat           : Ruang Rapat PT. Indonesia Defence Service

Tentang           : Membahas Penurunan Omset Perusahaan

 

Demikan undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya rapat ini maka Bapak/Ibu dimohon hadir tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

 

                                                                                                   Director

                                                                                                   PT. Indonesia Devence Service

                                                                                                                                         

 

                                                                                                   Jerry Muller Sulalahi

                                                                                                   NIP: 096209031989031004

JM/KS

B. Download Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan

Penutup

Surat undangan rapat perusahaan merupakan surat resmi yang berisi undangan kepada pihak tertentu untuk menghadiri rapat sesuai dengan waktu dan tempat yang tertera. Namun, agar dokumen surat dapat berjalan dengan efektif, suatu perusahaan memerlukan sistem dokumen yang terintegrasi.

Demikian postingan tentang contoh surat undangan terbaru 2022 bagi perusahaan maupun instansi yang ingin mengadakan rapat karyawan atau mitra usahanya. Semoga bermanfaat dan berguna bagi yang membutuhkannya. Silahkan bagikan postingan ini jika anda menyukainya, terima kasih!